Het doorsturen van een ondertekenverzoek

Overzicht

De doorstuurfunctie in Stiply maakt het mogelijk voor een ondertekenaar om een ondertekenverzoek door te sturen naar iemand anders, zodat die persoon het document kan ondertekenen. Dit is handig in situaties waarin bijvoorbeeld een inkoper het verzoek moet doorsturen naar een directeur. De oorspronkelijke ondertekenaar blijft in dit geval als meekijker (CC) gekoppeld.

1. Wat is doorsturen?

Doorsturen houdt in dat de beoogde ondertekenaar de mogelijkheid heeft om de ondertekening over te dragen aan een andere persoon via de knop Doorsturen binnen de ondertekenomgeving. De oorspronkelijke ondertekenaar kan na het doorsturen niet meer ondertekenen, maar ontvangt nog wel een kopie van de documenten.

2. Wanneer gebruik je de doorstuurfunctie?

• Als de oorspronkelijke ondertekenaar niet bevoegd of niet in staat is om te ondertekenen.
• Wanneer de verantwoordelijkheid wijzigt, bijvoorbeeld van een medewerker naar een leidinggevende.
• Niet bedoeld voor standaardgebruik, alleen wanneer ondertekening door een ander vereist is.

3. Voordelen van doorsturen

• De nieuwe ondertekenaar ontvangt zowel het ondertekende document als het bewijsdocument.
• De oorspronkelijke ondertekenaar ontvangt ook een kopie van het ondertekende document.
• Authenticatie blijft behouden, bijvoorbeeld bij SMS-authenticatie krijgt de nieuwe ondertekenaar een code via het ingevoerde telefoonnummer.
• Veiliger en betrouwbaarder dan het handmatig doorsturen van een e-mail, wat tot fouten in distributie of authenticatie kan leiden.

4. Hoe werkt het doorsturen?

1. Tijdens het ondertekenproces klikt de oorspronkelijke ondertekenaar op de knop Doorsturen.
2. De ondertekenaar vult het e-mailadres van de nieuwe ondertekenaar in (en eventueel het telefoonnummer bij SMS-authenticatie).
3. Het document wordt doorgestuurd en de nieuwe ondertekenaar voltooit de ondertekening.
4. De oorspronkelijke ondertekenaar blijft gekoppeld als meekijker met alleen-lezen toegang.

Belangrijke opmerkingen

• Gebruik deze functie alleen als een andere persoon daadwerkelijk moet ondertekenen. De oorspronkelijke ondertekenaar kan dit dan niet meer doen.
• Bestaande authenticatie (zoals SMS, iDIN) blijft actief na het doorsturen.
• Zowel de nieuwe ondertekenaar als de oorspronkelijke (optioneel) ontvangen de juiste documenten en bewijsstukken.