Een document goedkeuren voor verzending

Overzicht

Met de functie Goedkeuren vóór ondertekenen in Stiply kun je documenten laten goedkeuren voordat ze worden verzonden voor digitale ondertekening. Als een document niet wordt goedgekeurd, wordt het ondertekenproces niet gestart, waardoor je grip houdt op wat er wordt verzonden.

1. Wat is documentgoedkeuring?

Documentgoedkeuring is een stap in het ondertekenproces waarbij een aangewezen persoon het document beoordeelt en goedkeurt voordat het wordt doorgestuurd naar ondertekenaars. Deze stap zorgt ervoor dat documenten aan interne eisen voldoen.

2. Hoe werkt goedkeuren in Stiply?

1. Start een nieuw ondertekenverzoek en upload je document zoals gebruikelijk.
2. Schakel de optie "Ondertekenen in volgorde" in.
3. Voeg de goedkeurder als eerste ontvanger toe en geef hen de rol "Goedkeurder".
4. Voeg daarna de daadwerkelijke ondertekenaars toe.
5. Verzend het verzoek, Stiply wacht eerst op goedkeuring voordat de ondertekenaars een melding ontvangen.
6. Als de goedkeurder het document afkeurt, wordt het proces gestopt en ontvangen ondertekenaars geen verzoek.

3. Veelvoorkomende toepassingen

• Een salesmedewerker vraagt goedkeuring van een manager op een offerte voordat deze naar de klant gaat.
• Contracten of voorstellen moeten eerst worden nagekeken door juridische of financiële afdelingen.
• Elke interne goedkeuringsronde vóór externe ondertekening is mogelijk met deze workflow.

4. Voordelen van goedkeuringsworkflows

• Kwaliteitscontrole: Voorkomt dat foutieve of ongewenste documenten worden verzonden.
• Duidelijke verantwoordelijkheid: Registreert wie wanneer heeft goedgekeurd.
• Flexibele processen: Stel eenvoudig een proces in van eerst goedkeuren, dan ondertekenen.

Belangrijke aandachtspunten

• Je moet de optie "Ondertekenen in volgorde" inschakelen om goedkeuring te kunnen gebruiken.
• Er moet minimaal één ondertekenaar volgen na de goedkeurder.
• Als de goedkeurder afkeurt, wordt het ondertekenverzoek geannuleerd en ontvangen anderen geen melding.