Nadat een ondertekenverzoek voltooid is, ontvangen de ondertekenaar en de persoon die het ondertekenverzoek heeft verstuurd allebei een mail met daarin de ondertekende documenten, en een bewijsdocument. Normaal gesproken worden deze documenten meegestuurd als bijlage in de mail. Tegenwoordig kan dit ook anders.
Stiply biedt nu ook de mogelijkheid om de ondertekende documenten in de mail te ontvangen via een link, in plaats van via bijlagen. Het is nu dus ook mogelijk om, in plaats van bestanden in de bijlage, een link meegestuurd te krijgen van waaruit de bestanden kunnen worden gedownload. Dit kan in sommige gevallen een stuk prettiger en overzichtelijker werken.
Waarom documenten downloaden via een link?
Deze functionaliteit is voornamelijk ontworpen om ervoor te zorgen dat gebruikers prettiger en overzichtelijker kunnen werken. Het is niet altijd prettig om in de mail alle documenten in de bijlage te ontvangen. Een link ontvangen in de mail van waaruit de documenten kunnen worden gedownload zorgt voor meer overzicht. Ook wordt hiermee voorkomen dat de bijlagen van de mail om wat voor reden dan ook niet kunnen worden gedownload. De ondertekende documenten worden via de link, gedownload in een ZIP-bestand, waardoor niet alle documenten meteen apart op je computer/laptop komen te staan.
Hoe werkt het?
Het werkt heel eenvoudig. Allereerst zal je in de Stiply applicatie een aantal dingen moeten instellen.
1. Om ondertekende documenten via een link te kunnen downloaden, zal je in de applicatie rechtsboven in jouw account moeten klikken op ''instellingen''.
2. Klik in het volgende scherm vervolgens op ''ondertekenverzoeken en e-mail''.
3. Klik vervolgens rechts in het scherm op ''ondertekende documenten'', je ziet dan het volgende scherm:
4. Vervolgens kun je onder het kopje ''Download optie documenten'' kiezen op welke manier jij en de ondertekenaar de ondertekende documenten ontvangen.
Hierbij kan je kiezen voor ''attachment'', en ''link''. Als je kiest voor ''attachment'', dan zullen de documenten als bijlage worden meegestuurd in de mail. Kies je voor ''link'', dan zal je een link ontvangen van waaruit de documenten kunnen worden gedownload. Hierbij kan er dus onderscheid worden gemaakt tussen de gebruiker en ondertekenaar, waardoor het bijvoorbeeld mogelijk is om zelf de documenten in de bijlagen te ontvangen, maar de ondertekenaar een link te sturen.
Zo ziet het er uit
Als je ervoor hebt gekozen om de documenten via een link in de mail te ontvangen, zal je bij het eerstvolgende ondertekenverzoek de bestanden in een link krijgen aangeboden. Deze mail ziet er als volgt uit:
Let op! Het kan voorkomen dat de knop naar de te downloaden documenten niet goed werkt. Soms wordt er namelijk gebruik gemaakt van oudere e-mailprogramma's. Om dit probleem te verhelpen, is de link naar de te downloaden documenten onderaan ook nog toegevoegd. Deze link kan eenvoudig worden gekopieerd en geplakt in jouw internetbrowser naar keuze, hierdoor is het altijd mogelijk de documenten te downloaden.
Je kan ten alle tijden de instellingen voor het ontvangen van ondertekende documenten weer aanpassen indien nodig!