Hoe verzend ik een ondertekenverzoek?

Het versturen van een ondertekenverzoek via Stiply is laagdrempelig en makkelijk om te doen.

 

Stap 1: Log in op Login.

Stap 2: Klik op “Nieuw ondertekenverzoek”.


Stap 3: Selecteer een bestand om aan te bieden ter ondertekening. Dit kan een Microsoft Word bestand of PDF bestand zijn.

Stap 4: In deze stap kun je ondertekenaars toevoegen. Je kan hier een paar instellingen meegeven.


  1. Hier kan de taal aangegeven worden waarin de ondertekenaar het ondertekenverzoek moet behandelen. De ondersteunde talen zijn: Nederlands, Engels, Duits, Spaans, Frans, Italiaans, Deens, Pools en Zweeds.

  2. Hier kan je het e-mailadres invoeren van de ondertekenaar. Ga je vaker naar deze persoon een ondertekenverzoek sturen? Dan kun je hen opslaan in het adresboek. Dit kun je doen door op het poppetjes icoon te klikken.

  3. Hier kun je de rol van de ondertekenaar toewijzen. Stiply kent drie rollen. Ondertekenen, Alleen lezen (CC) & Alleen document (DC). Een contactpersoon met de rol CC hoeft het document niet te ondertekenen maar ontvangt aan het einde van het ondertekenproces wel het ondertekende document en updates over het ondertekenverzoek. Alleen document (DC) ontvangt alleen het document maar geen updates over het ondertekenverzoek.

  4. Hier kan voor een authenticatievorm gekozen worden. Op dit moment worden de volgende authenticatievormen aangeboden: Geen (e-mail), SMS, iDIN, Incassomachtiging, PiM en In persoon.

  5. Hier word het authenticatieniveau aangegeven. Dit kan zijn laag, substantieel en hoog. Ongeacht het authenticatieniveau is een digitale handtekening in de regel rechtsgeldig. Het kan alleen zijn dat je voor sommige documenten een specifiek niveau voor nodig hebt. Ons advies is dit altijd na te vragen bij een instantie die hier rechtsgeldig advies over kan geven.

  6. Hier kan een bericht ingevoerd worden voor de specifieke ondertekenaar.

  7. Hier kan een e-mailbericht ingevoerd worden dat voor alle ondertekenaar gelijk is.

  8. Hier kunnen interne opmerkingen geplaatst worden voor andere gebruikers in Stiply die dit ondertekenverzoek eventueel moeten beheren.

  9. Hier kan je een template selecteren. Deze kun je in de instellingen aanmaken. Dit kan handig zijn als er bijvoorbeeld altijd een begeleidend schrijven geplaatst moet worden.

Stap 5: Nu kun je het document gaan opmaken. Hier zijn een paar verschillende functionaliteiten die gebruikt kunnen worden.



  1. Handtekeningveld: Dit veld is verplicht en iedere ondertekenaar moet een ondertekenveld toegewezen hebben.

  2. Paraafveld*: Dit is een veld dat gebruikt kan worden om een paraaf te zetten. Deze is niet verplicht voor alle ondertekenaars.

  3. Tekstveld*: Dit is een vrij veld waar in geschreven kan worden door de ondertekenaar.

  4. Checkbox*: Dit is een veld waar een vinkje geplaatst kan worden door de ondertekenaar.

  5. Datumveld*: Hier kan een datum ingevoerd worden door de ondertekenaar.

  6. Ondertekentermijn**: Hier kan een ondertekentermijn ingegeven worden. Als de ondertekentermijn verlopen is zal het ondertekenverzoek door alle ondertekenaars niet meer te ondertekenen of te openen zijn.

  7. Herinneringstermijn**: Hier kan aangeven of en zo ja wanneer er een herinnering van het ondertekenverzoek naar de huidige ondertekenaar verstuurd moet worden.

  8. Bijlage**: Hier kunnen eventueel bijlage toegevoegd worden bij het ondertekenverzoek. Denk onder andere maar niet uitsluitend aan de algemene voorwaarden. Bij het ondertekenen moeten een ondertekenaar akkoord gaan met deze bijlage.

  9. Tags: Je kan het proces versnellen door tags toe te voegen aan je documenten. Dan kan de Stiply applicatie met een paar drukken op de knop zelf de juiste velden plaatsen op het document. Wij kennen bij Stiply de volgende tags:




*Deze velden kunnen aangemerkt worden als verplicht of niet. Je kan deze dus optioneel maken voor een ondertekenaar.


**Voor deze opties kun je ook een standaard keuze instellen in het account. Dan worden deze instellingen standaard overgenomen bij ondertekenverzoeken. Je kan hier altijd nog van afwijken op ondertekenverzoek niveau.

 

Stap 6: Hier krijg je nog een laatste overzicht van alle gemaakt keuzes. Tevreden? Klik dan op “Verstuur ondertekenverzoek”.